Enterprise Agile Coach med kommunikation och samarbete i fokus
Mats Pehrson, specialistbolaget Efftre
I Mats roll som Enterprise Agile Coach är kommunikation nyckeln till framgång. Genom att ständigt samtala och facilitera dialog mellan olika nivåer och grupper i organisationer, kan man skapa en gemensam förståelse och driva effektiv förändring. Han har erfarenhet av att leda komplex IT-utveckling och förbättring av dynamik i team. I detta sammanhang är empati, tydliga mål, och självstyrning viktiga ingredienser. Här delar Mats Pehrson, en erfaren coach, sina insikter om vad som krävs för att navigera genom utmaningar och hålla teamen motiverade, även under press.
Hur beskriver du en vanlig arbetsdag i din roll som Enterprise Agile Coach?
Samtala, samtala, samtala. Den största utmaningen i arbetet ligger ofta i bristande kommunikation. Det som verkligen kännetecknar mitt arbete är den kontinuerliga dialogen med många personer, både vertikalt med ledning och teammedlemmar, samt horisontellt mellan olika avdelningar och grupper inom organisationen. Genom att sätta mig in i de olika parternas perspektiv och förstå deras utmaningar, kan jag aktivt bidra till att förbättra kommunikationen och skapa en mer produktiv dialog mellan alla inblandade.
Vilket projekt är du mest stolt över hittills i din karriär, och varför?
Flytten av Stockholms pendeltågs alla IT-system till den nya operatören. Flytten behövde genomföras på rekordtid eftersom det var ett så kallat ”nödavtal”, ett arbete som lyckades, dessutom utan någon som helst påverkan på trafiken. Det roligaste var att se hur otroligt effektivt ett decentraliserat arbetssätt kan fungera, bara det finns en tydlig och gemensam målbild som alla parter arbetar mot.
Kan du dela med dig av en specifik situation där du lyckades få ett team att effektivt engagera sig och samarbeta mot ett gemensamt mål?
När jag arbetade på en större bank var det ett centralt team som inte fungerade på ett bra sätt. Extremt långa ledtider utåt, och nästan ingen kommunikation internt, alla frågor skulle till chefen och vända. Medlemmarna själva var medvetna om detta, och jag tror att de själva led av det. I detta fall var lösningen enklare än förväntat. Med Kanban som grund fick teamet själva ett sätt att börja prata med varandra och arbeta med frågor kring hur de skulle samarbeta. Det var roligt att se hur snabbt gruppen tog kontroll över sin situation och själva drev förändringen framåt. Sen kunde chefen kunde ta flera steg tillbaka och som coach kunde jag lämna teamet efter bara några veckor.
Hur håller du dig själv och ditt team motiverade, speciellt under stressiga perioder eller stora förändringar?
Jag har aldrig trott på att en stark ledare ska hålla alla motiverade, utan motivation måste komma inifrån från alla inblandade. Bästa sättet är därför att alltid låta berörda så långt som möjligt själva sätta målen, arbetssättet och planen.
Vad anser du är den största myten om agil projektledning?
Att det kommer lösa sig av sig självt bara för att man säger sig arbeta agilt, många tar det som ursäkt för att inte sätta sig in i detaljer, ha disciplin eller kontroll över situationen. Det är tvärtom, allt detta krävs men man gör det på andra sätt, med andra verktyg och med andra värderingar i botten.
Hur anpassar du din coachingstil för att möta olika individers och teamens behov?
Viktigast är att alltid utgå från den eller de personer man ska arbeta med. Jag försöker alltid tänka empati först och vad det innebär i varje situation jag möter. Ur vilket perspektiv upplever den eller de andra personerna situationen just nu? Vad upptar deras tankar och vad känner de inför den förändring som är på gång? Om jag förstått det, så går det oftast hitta ett gemensamt språk och väg framåt, ibland blir diskussionerna korta och enkla, ibland längre och mer resonerande.
Vilka är dina topp-tre-verktyg eller tekniker för effektiv kommunikation i stora organisationer?
Här finns mycket att säga, men fler verktyg är inte alltid bättre. Därför bara två rekommendationer:
Ta aldrig över andras arbetsuppgifter – även om du tycker dig veta hur något borde göras, så är det i längden alltid bäst att den som bör vara ansvarig för kommunikationen också får stå för budskapet. En bild säger mer än tusen ord – lättare sagt än gjort. Om jag som coach kan hjälpa till att hitta ett format som på ett enkelt sätt visualiserar ett svårt problem, och som gör det möjligt för deltagarna att själva bygga vidare på det så kan både problemet och kommunikationen lösas.
Finns det någon bok inom agil metodik som du ofta rekommenderar till andra?
Vad gäller organisation, arbetssätt och samarbete finns det alltid flera svar på frågan. Två böcker som påverkat mig mer ändra andra är:
Lean Change Management i att skapa engagemang hos berörda i förändringsarbetet
Reinventing Organizations – Inte säker på att boken beskriver idealfallet, men den visar på att en organisation inte behöver vara organiserad så som den är organiserad idag
Hur har ditt arbete som utbildare påverkat din syn på ledarskap och teamdynamik?
Sakinnehållet i de utbildningar jag håller är sällan det som deltagarna upplever som utmanande. Det som regelbundet återkommer däremot är hur mycket många behöver kämpa mot den existerande kulturen i sina respektive organisationer. Teammedlemmar känner sig ofta begränsade av den nuvarande ordningen och dess ledarskap, medan ledarna kämpar med hur de ska lyckas driva en förändring i den organisation som de själva leder.
Om du kunde ändra en sak i hur agila metoder implementeras idag, vad skulle det vara?
Om vi blickar tillbaka på de senaste tio åren har mycket fokus varit på stora genomgripande transformationer och mycket ”big bang” i förändringsarbetet. Detta går givetvis emot själva grundtanken i det agila tankesättet, med iterativt arbete och små gradvisa förändringar. Dessbättre börjar många organisationer nu mogna och framöver tror jag, och hoppas, att det blir mer av ett mer kontinuerligt förbättringsarbete i små steg.
Vad gör du för att slappna av och ladda batterierna efter en intensiv arbetsvecka?
Det behöver inte vara efter en hel vecka, det kan behövas efter bara en intensiv dag. Absolut snabbaste avkopplingen är en joggingrunda, tankarna skingras, man kopplar av från arbetet och mår bra.
Vilken fritidsaktivitet ger dig mest glädje och varför?
Jag gillar att fotografera, allra helst människor. Största glädjen är när någon uppskattar bilden.
Vilka utmaningar tror du att agil projektledning kommer att möta i framtiden?
AI kommer bidra till att mycket går snabbare. De korta cykler vi vant oss vid kommer bli ännu kortare och den intressanta frågan är vad konsekvenserna kommer att bli. Om vi rör oss bort från planering, mot mer experimenterande, hur ska vi hantera det på ett bra sätt?
Tänk dig tio år framåt: Hur ser din professionella bana ut då?
Den traditionella rollen som agil coach kommer gradvis att försvinna, men behovet av att arbeta med organisationer och människor kommer alltid att finnas kvar. Vad som förändras är behoven och de metoder vi använder för att möta dem. Med tiden kommer nya angreppssätt att växa fram, och det är där jag ser min roll – att vara i framkant i dessa förändringar, anpassa mig och fortsätta bidra till organisationers och människors utveckling i en ständigt föränderlig värld.
👉🏿 Mats Pehrson är en ledande expert inom agila metoder och erbjuder omfattande utbildningar inom detta område. Hans kurser levereras i samarbete med våra partners, men vi erbjuder även anpassade företagsutbildningar direkt hos våra kunder.